Τυποποίηση διεύθυνσης 101: Οφέλη, μέθοδοι και συμβουλές

Τυποποίηση διεύθυνσης 101: Οφέλη, μέθοδοι και συμβουλές

Πότε ήταν η τελευταία φορά που βρήκατε όλες τις διευθύνσεις στη λίστα σας να έχουν την ίδια μορφή και να ήταν χωρίς σφάλματα; Ποτέ, σωστά;

Παρά όλα τα βήματα που μπορεί να κάνει η εταιρεία σας για να ελαχιστοποιήσει τα σφάλματα δεδομένων, η αντιμετώπιση προβλημάτων ποιότητας δεδομένων – όπως ορθογραφικά λάθη, πεδία που λείπουν ή κενά κύριας – λόγω μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων – είναι αναπόφευκτη. Μάλιστα, ο καθηγητής Raymond R. Panko στο δικό του δημοσιευμένη εργασία τόνισε ότι τα σφάλματα δεδομένων υπολογιστικών φύλλων, ειδικά των μικρών συνόλων δεδομένων μπορεί να κυμαίνονται μεταξύ 18% και 40%.  

Για την καταπολέμηση αυτού του προβλήματος, η τυποποίηση διευθύνσεων μπορεί να είναι μια εξαιρετική λύση. Αυτή η ανάρτηση υπογραμμίζει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες μπορούν να επωφεληθούν από την τυποποίηση των δεδομένων και ποιες μεθόδους και συμβουλές πρέπει να εξετάσουν για να επιφέρουν τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα.

Τι είναι η τυποποίηση διευθύνσεων;

Η τυποποίηση διευθύνσεων ή η κανονικοποίηση διεύθυνσης είναι η διαδικασία αναγνώρισης και μορφοποίησης των εγγραφών διευθύνσεων σύμφωνα με τα αναγνωρισμένα πρότυπα ταχυδρομικών υπηρεσιών, όπως ορίζονται σε μια έγκυρη βάση δεδομένων, όπως αυτή του Ταχυδρομική Υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών (USPS).

Οι περισσότερες διευθύνσεις δεν ακολουθούν το πρότυπο USPS, το οποίο ορίζει μια τυποποιημένη διεύθυνση ως μια διεύθυνση που είναι πλήρως γραμμένη, συντετμημένη χρησιμοποιώντας τις τυπικές συντμήσεις Ταχυδρομικής Υπηρεσίας ή όπως φαίνεται στο τρέχον αρχείο ZIP+4 της Ταχυδρομικής Υπηρεσίας.

Πρότυπα Ταχυδρομικής Διεύθυνσης

Η τυποποίηση διευθύνσεων γίνεται επιτακτική ανάγκη για εταιρείες που έχουν καταχωρίσεις διευθύνσεων με ασυνεπείς ή ποικίλες μορφές λόγω λείπουν λεπτομερειών διεύθυνσης (π.χ. κωδικοί ZIP+4 και ZIP+6) ή σημεία στίξης, πεζά, κενά και ορθογραφικά λάθη. Ένα παράδειγμα αυτού δίνεται παρακάτω:

Τυποποιημένες ταχυδρομικές διευθύνσεις

Όπως φαίνεται από τον πίνακα, όλες οι λεπτομέρειες διεύθυνσης έχουν ένα ή πολλά σφάλματα και κανένα δεν πληροί τις απαιτούμενες οδηγίες USPS.

Τυποποίηση διευθύνσεων δεν πρέπει να συγχέεται με την αντιστοίχιση διεύθυνσης και την επικύρωση διεύθυνσης. Αν και υπάρχουν παρόμοια, η επικύρωση διεύθυνσης αφορά την επαλήθευση εάν μια εγγραφή διεύθυνσης συμμορφώνεται με μια υπάρχουσα εγγραφή διεύθυνσης στη βάση δεδομένων USPS. Η αντιστοίχιση διεύθυνσης, από την άλλη πλευρά, αφορά την αντιστοίχιση δύο όμοιων δεδομένων διεύθυνσης για να εξακριβωθεί εάν αναφέρεται στην ίδια οντότητα ή όχι.

Οφέλη από την τυποποίηση διευθύνσεων

Εκτός από τους προφανείς λόγους καθαρισμού των ανωμαλιών δεδομένων, η τυποποίηση διευθύνσεων μπορεί να προσφέρει μια σειρά από οφέλη για τις εταιρείες. Αυτά περιλαμβάνουν:

  • Εξοικονομήστε χρόνο επαλήθευσης διευθύνσεων: Χωρίς τυποποίηση διευθύνσεων, δεν υπάρχει τρόπος να υποπτευόμαστε εάν η λίστα διευθύνσεων που χρησιμοποιείται για την εκστρατεία άμεσης αλληλογραφίας είναι ακριβής ή όχι, εκτός εάν τα μηνύματα επιστρέφονται ή δεν έχουν λάβει απαντήσεις. Με την κανονικοποίηση διαφορετικών διευθύνσεων, μπορούν να εξοικονομηθούν σημαντικές ανθρωποώρες από το προσωπικό που εξετάζει εκατοντάδες ταχυδρομικές διευθύνσεις για ακρίβεια.
  • Μειώστε το κόστος αποστολής: Οι καμπάνιες άμεσης αλληλογραφίας μπορεί να οδηγήσουν σε λανθασμένες ή λανθασμένες διευθύνσεις που μπορεί να δημιουργήσουν προβλήματα χρέωσης και αποστολής σε καμπάνιες άμεσης αλληλογραφίας. Η τυποποίηση των διευθύνσεων για τη βελτίωση της συνέπειας των δεδομένων μπορεί να μειώσει τα επιστρεφόμενα ή τα μη παραδοθέντα μηνύματα, με αποτέλεσμα υψηλότερα ποσοστά άμεσης απόκρισης αλληλογραφίας.
  • Καταργήστε τις διπλότυπες διευθύνσεις: Οι διαφορετικές μορφές και οι διευθύνσεις με σφάλματα μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα την αποστολή διπλάσιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επαφές, γεγονός που μπορεί να μειώσει την ικανοποίηση των πελατών και την εικόνα της επωνυμίας. Ο καθαρισμός των λιστών διευθύνσεών σας μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να εξοικονομήσει σπατάλη κόστους παράδοσης.

Πώς να τυποποιήσετε τις διευθύνσεις;

Οποιαδήποτε δραστηριότητα κανονικοποίησης διεύθυνσης θα πρέπει να πληροί τις οδηγίες του USPS για να είναι χρήσιμη. Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που επισημαίνονται στον Πίνακα 1, δείτε πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα διεύθυνσης κατά την κανονικοποίηση.

Πριν και μετά την τυποποίηση διευθύνσεων

Η τυποποίηση των διευθύνσεων περιλαμβάνει μια διαδικασία 4 βημάτων. Αυτό περιλαμβάνει:

  1. Διευθύνσεις εισαγωγής: συγκεντρώστε όλες τις διευθύνσεις από πολλές πηγές δεδομένων – όπως υπολογιστικά φύλλα Excel, βάσεις δεδομένων SQL κ.λπ. – σε ένα φύλλο.
  2. Δεδομένα προφίλ για επιθεώρηση σφαλμάτων: πραγματοποιήστε δημιουργία προφίλ δεδομένων χρησιμοποιώντας για να κατανοήσετε το εύρος και τον τύπο των σφαλμάτων που υπάρχουν στη λίστα διευθύνσεών σας. Κάνοντας αυτό μπορεί να σας δώσει μια γενική ιδέα των πιθανών προβληματικών περιοχών που απαιτούν επιδιόρθωση πριν από την πραγματοποίηση οποιουδήποτε είδους τυποποίησης.  
  3. Καθαρίστε τα σφάλματα για την τήρηση των οδηγιών USPS: Μόλις εντοπιστούν όλα τα σφάλματα, μπορείτε στη συνέχεια να καθαρίσετε τις διευθύνσεις και να τις τυποποιήσετε σύμφωνα με τις οδηγίες της USPS.
  4. Προσδιορίστε και αφαιρέστε διπλότυπες διευθύνσεις: για να αναγνωρίσετε τυχόν διπλότυπες διευθύνσεις, μπορείτε να αναζητήσετε διπλές μετρήσεις στο υπολογιστικό φύλλο ή τη βάση δεδομένων σας ή να χρησιμοποιήσετε ακριβή ή ασαφής αντιστοίχιση για να καταργήσετε τις καταχωρήσεις.

Μέθοδοι Τυποποίησης Διευθύνσεων

Υπάρχουν δύο διαφορετικές προσεγγίσεις για την κανονικοποίηση των διευθύνσεων στη λίστα σας. Αυτά περιλαμβάνουν:

Εγχειρίδια σενάρια και εργαλεία

Οι χρήστες μπορούν να βρουν χειροκίνητα σενάρια εκτέλεσης και πρόσθετα για την κανονικοποίηση διευθύνσεων από βιβλιοθήκες μέσω διαφόρων

  1. Γλώσσες προγραμματισμού: Η Python, η JavaScript ή η R μπορούν να σας επιτρέψουν να εκτελέσετε ασαφή αντιστοίχιση διευθύνσεων για να εντοπίσετε ανακριβείς αντιστοιχίσεις διευθύνσεων και να εφαρμόσετε προσαρμοσμένους κανόνες τυποποίησης ώστε να ταιριάζουν με τα δικά σας δεδομένα διεύθυνσης.
  2. Αποθετήρια κωδικοποίησης: Το GitHub παρέχει πρότυπα κώδικα και USPS API ενσωμάτωση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση και την κανονικοποίηση διευθύνσεων.  
  3. Διεπαφές προγραμματισμού εφαρμογών: Υπηρεσίες τρίτων που μπορούν να ενσωματωθούν μέσω API για ανάλυση, τυποποίηση και επικύρωση διευθύνσεων αλληλογραφίας.
  4. Εργαλεία που βασίζονται στο Excel: πρόσθετα και λύσεις όπως το YAddress, το AddressDoctor Excel Plugin ή το excel VBA Master μπορούν να σας βοηθήσουν να αναλύσετε και να τυποποιήσετε τις διευθύνσεις σας στα σύνολα δεδομένων σας.

Μερικά πλεονεκτήματα της μετάβασης αυτής της διαδρομής είναι ότι είναι φθηνή και μπορεί να ομαλοποιήσει γρήγορα τα δεδομένα για μικρά σύνολα δεδομένων. Ωστόσο, η χρήση τέτοιων σεναρίων μπορεί να καταρρεύσει πέρα ​​από μερικές χιλιάδες εγγραφές και επομένως δεν είναι κατάλληλη για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων ή για αυτά που είναι κατανεμημένα σε διαφορετικές πηγές.

Λογισμικό επαλήθευσης διεύθυνσης

Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ένα λογισμικό επαλήθευσης και κανονικοποίησης διευθύνσεων εκτός ραφιού για την κανονικοποίηση δεδομένων. Συνήθως, τέτοια εργαλεία συνοδεύονται από συγκεκριμένα στοιχεία επικύρωσης διευθύνσεων - όπως μια ενσωματωμένη βάση δεδομένων USPS - και διαθέτουν στοιχεία προφίλ και καθαρισμού δεδομένων εκτός συσκευασίας μαζί με αλγόριθμους ασαφούς αντιστοίχισης για την τυποποίηση διευθύνσεων σε κλίμακα.

Είναι επίσης σημαντικό να διαθέτει το λογισμικό CASS πιστοποίηση από το USPS και πληροί το απαιτούμενο όριο ακρίβειας όσον αφορά:

  • Κωδικοποίηση 5 ψηφίων – εφαρμόζοντας τον 5ψήφιο ταχυδρομικό κώδικα που λείπει ή είναι εσφαλμένος.
  • Κωδικοποίηση ZIP+4 – εφαρμογή του 4ψήφιου κωδικού που λείπει ή είναι λανθασμένος.
  • Ένδειξη παράδοσης κατοικίας (ΕΑΚ) – προσδιορισμός εάν μια διεύθυνση είναι κατοικία ή εμπορική.
  • Επικύρωση σημείου παράδοσης (DPV) – προσδιορισμός εάν μια διεύθυνση μπορεί να παραδοθεί μέχρι τον αριθμό της σουίτας ή του διαμερίσματος.
  • Βελτιωμένη Γραμμή Ταξιδίου (eLOT) – ένας αριθμός σειράς που υποδεικνύει την πρώτη εμφάνιση παράδοσης στην πρόσθετη περιοχή εντός της διαδρομής του φορέα και ο αύξων/φθίνοντας κωδικός υποδεικνύει την κατά προσέγγιση σειρά παράδοσης εντός του αριθμού σειράς. 
  • Σύνδεσμος συστήματος μετατροπής διεύθυνσης με δυνατότητα εντοπισμού (Σύνδεσμος LACSL) – μια αυτοματοποιημένη μέθοδος απόκτησης νέων διευθύνσεων για τοπικούς δήμους που έχουν εφαρμόσει σύστημα έκτακτης ανάγκης 911.
  • ΣουίταLink® δίνει τη δυνατότητα στους πελάτες να παρέχουν βελτιωμένες πληροφορίες διεύθυνσης επιχειρήσεων προσθέτοντας γνωστές δευτερεύουσες πληροφορίες (σουίτας) σε διευθύνσεις επιχειρήσεων, οι οποίες θα επιτρέψουν την αλληλουχία παράδοσης USPS όπου διαφορετικά δεν θα ήταν δυνατό.
  • Κι αλλα…

Τα κύρια πλεονεκτήματα είναι η ευκολία με την οποία μπορεί να επαληθεύσει και να τυποποιήσει τα δεδομένα διευθύνσεων που είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικά συστήματα, συμπεριλαμβανομένων των CRM, RDBM και αποθετηρίων που βασίζονται σε Hadoop και δεδομένων γεωκώδικα για να δώσει τιμές γεωγραφικού μήκους και γεωγραφικού πλάτους.

Όσον αφορά τους περιορισμούς, τέτοια εργαλεία μπορεί να κοστίζουν πολύ περισσότερο από τις μη αυτόματες μεθόδους κανονικοποίησης διευθύνσεων.

Ποια μέθοδος είναι καλύτερη;

Η επιλογή της σωστής μεθόδου για τη βελτίωση των λιστών διευθύνσεών σας εξαρτάται αποκλειστικά από τον όγκο των εγγραφών διευθύνσεων, τη στοίβα τεχνολογίας και το χρονοδιάγραμμα του έργου.

Εάν η λίστα διευθύνσεών σας είναι μικρότερη από πέντε χιλιάδες εγγραφές, η τυποποίησή της μέσω Python ή JavaScript μπορεί να είναι μια καλύτερη επιλογή. Ωστόσο, εάν η έγκαιρη επίτευξη μιας ενιαίας πηγής αλήθειας για διευθύνσεις που χρησιμοποιούν δεδομένα που διασπείρονται σε πολλαπλές πηγές είναι επιτακτική ανάγκη, τότε ένα λογισμικό τυποποίησης διευθύνσεων με πιστοποίηση CASS μπορεί να είναι μια καλύτερη επιλογή.