Deduplication: Βέλτιστες πρακτικές για αποφυγή ή διόρθωση διπλότυπων δεδομένων πελατών

Βέλτιστες πρακτικές για την αντιγραφή δεδομένων για CRM

Τα διπλότυπα δεδομένα όχι μόνο μειώνουν την ακρίβεια των επιχειρηματικών πληροφοριών, αλλά διακυβεύει και την ποιότητα της εμπειρίας των πελατών σας. Αν και οι συνέπειες των διπλών δεδομένων αντιμετωπίζονται από όλους - διαχειριστές πληροφορικής, χρήστες επιχειρήσεων, αναλυτές δεδομένων - έχει το χειρότερο αντίκτυπο στις δραστηριότητες μάρκετινγκ μιας εταιρείας. Καθώς οι έμποροι αντιπροσωπεύουν τις προσφορές προϊόντων και υπηρεσιών της εταιρείας στον κλάδο, τα κακά δεδομένα μπορούν γρήγορα να απειλήσουν τη φήμη της επωνυμίας σας και να οδηγήσουν στην παροχή αρνητικών εμπειριών πελατών. Τα διπλά δεδομένα στο CRM της εταιρείας συμβαίνουν για διάφορους λόγους.

Από ένα ανθρώπινο σφάλμα στους πελάτες που παρέχουν ελαφρώς διαφορετικές πληροφορίες σε διαφορετικά χρονικά σημεία στην οργανωτική βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, ένας καταναλωτής παραθέτει το όνομά του ως Jonathan Smith στη μία φόρμα και Jon Smith στην άλλη. Η πρόκληση επιδεινώνεται από μια αυξανόμενη βάση δεδομένων. Είναι συχνά όλο και πιο δύσκολο για τους διαχειριστές να παρακολουθούν το DB και επίσης να παρακολουθούν τα σχετικά δεδομένα. Γίνεται όλο και πιο δύσκολο να διασφαλιστεί ότι το DB του οργανισμού παραμένει ακριβές ».

Natik Ameen, ειδικός μάρκετινγκ στο Μάρκετινγκ Canz

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τους διαφορετικούς τύπους διπλών δεδομένων και ορισμένες χρήσιμες στρατηγικές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι έμποροι για να εξαπατήσουν τις βάσεις δεδομένων της εταιρείας.

Διαφορετικοί τύποι διπλών δεδομένων

Τα διπλότυπα δεδομένα συνήθως εξηγούνται ως αντίγραφο του πρωτοτύπου. Υπάρχουν όμως διαφορετικοί τύποι διπλών δεδομένων που προσθέτουν πολυπλοκότητα σε αυτό το πρόβλημα.

  1. Ακριβή αντίγραφα στην ίδια πηγή - Αυτό συμβαίνει όταν οι εγγραφές από μία πηγή δεδομένων μεταφέρονται σε άλλη πηγή δεδομένων χωρίς να λαμβάνονται υπόψη τεχνικές αντιστοίχισης ή συγχώνευσης. Ένα παράδειγμα θα ήταν η αντιγραφή πληροφοριών από το CRM σε ένα εργαλείο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ο πελάτης σας έχει εγγραφεί στο ενημερωτικό δελτίο σας, τότε το αρχείο του υπάρχει ήδη στο εργαλείο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η μεταφορά δεδομένων από το CRM στο εργαλείο θα δημιουργήσει διπλά αντίγραφα της ίδιας οντότητας. 
  2. Ακριβή αντίγραφα σε πολλές πηγές - Τα ακριβή αντίγραφα σε πολλές πηγές προκύπτουν συνήθως λόγω πρωτοβουλιών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων σε μια εταιρεία. Οι οργανισμοί τείνουν να αντιστέκονται στις δραστηριότητες εκκαθάρισης δεδομένων και είναι επιρρεπείς να αποθηκεύουν όλα τα αντίγραφα των δεδομένων που διαθέτουν. Αυτό οδηγεί σε διαφορετικές πηγές που περιέχουν διπλές πληροφορίες.
  3. Ποικιλία αντιγράφων σε πολλές πηγές - Αντίγραφα μπορούν να υπάρχουν και με διαφορετικές πληροφορίες. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν οι πελάτες περνούν αλλαγές στο επώνυμο, τον τίτλο εργασίας, την εταιρεία, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ. Και επειδή υπάρχουν αξιοσημείωτες διαφορές μεταξύ παλαιών και νέων εγγραφών, οι εισερχόμενες πληροφορίες αντιμετωπίζονται ως νέα οντότητα.
  4. Μη ακριβή αντίγραφα στις ίδιες ή πολλές πηγές - Ένα μη ακριβές αντίγραφο είναι όταν μια τιμή δεδομένων σημαίνει το ίδιο πράγμα, αλλά αντιπροσωπεύεται με διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, το όνομα Dona Jane Ruth θα μπορούσε να αποθηκευτεί ως Dona J. Ruth ή DJ Ruth. Όλες οι τιμές δεδομένων αντιπροσωπεύουν το ίδιο πράγμα, αλλά όταν συγκρίνονται με απλές τεχνικές αντιστοίχισης δεδομένων, θεωρούνται μη αντιστοιχίσεις.

Η αντιγραφή μπορεί να είναι μια πολύ περίπλοκη διαδικασία καθώς οι καταναλωτές και οι επιχειρήσεις συχνά τροποποιούν τα δεδομένα επαφής τους με την πάροδο του χρόνου. Υπάρχει διαφορά στον τρόπο εισαγωγής κάθε πεδίου δεδομένων - από το όνομά τους, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη διεύθυνση κατοικίας, τη διεύθυνση επιχείρησης κ.λπ.

Ακολουθεί μια λίστα με 5 βέλτιστες πρακτικές αντιγραφής δεδομένων που μπορούν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν σήμερα οι έμποροι.

Στρατηγική 1: Έλεγχος επικύρωσης κατά την εισαγωγή δεδομένων

Θα πρέπει να έχετε αυστηρούς ελέγχους επικύρωσης σε όλους τους ιστότοπους εισαγωγής δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι τα δεδομένα εισαγωγής συμμορφώνονται με τον απαιτούμενο τύπο δεδομένων, τη μορφή και βρίσκεται μεταξύ αποδεκτών ορίων. Αυτό μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην ολοκλήρωση, την έγκριση και την ακρίβεια των δεδομένων σας. Επιπλέον, είναι ζωτικής σημασίας η ροή εργασίας της καταχώρισης δεδομένων σας να διαμορφωθεί όχι μόνο για τη δημιουργία νέων εγγραφών αλλά για πρώτη αναζήτηση και εύρεση εάν το σύνολο δεδομένων περιέχει μια υπάρχουσα εγγραφή που ταιριάζει με την εισερχόμενη. Και σε τέτοιες περιπτώσεις, βρίσκει και ενημερώνει μόνο, αντί να δημιουργεί νέο δίσκο. Πολλές εταιρείες έχουν ενσωματώσει ελέγχους για τον πελάτη για την επίλυση των δικών τους διπλών δεδομένων επίσης.

Στρατηγική 2: Εκτελέστε διπλή χρήση χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένα εργαλεία

Χρησιμοποιήστε αυτοεξυπηρέτηση λογισμικό αντιγραφής δεδομένων που μπορεί να σας βοηθήσει στον εντοπισμό και τον καθαρισμό των διπλών εγγραφών. Αυτά τα εργαλεία μπορούν τυποποίηση δεδομένων, βρίσκουν με ακρίβεια ακριβείς και μη ακριβείς αντιστοιχίσεις, και επίσης μειώνουν τη χειρωνακτική προσπάθεια αναζήτησης χιλιάδων σειρών δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο προσφέρει υποστήριξη για εισαγωγή δεδομένων από μια μεγάλη ποικιλία πηγών, όπως φύλλα excel, βάση δεδομένων CRM, λίστες κ.λπ.

Στρατηγική 3: Χρησιμοποιήστε τεχνικές Deduplication ειδικά για δεδομένα

Ανάλογα με τη φύση των δεδομένων, η αντιγραφή δεδομένων πραγματοποιείται διαφορετικά. Οι έμποροι θα πρέπει να είναι προσεκτικοί ενώ αφαιρούν δεδομένα επειδή το ίδιο πράγμα μπορεί να σημαίνει κάτι διαφορετικό σε διάφορα χαρακτηριστικά δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν δύο εγγραφές δεδομένων ταιριάζουν σε μια διεύθυνση email, τότε υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ότι είναι διπλότυπα. Αλλά αν δύο εγγραφές ταιριάζουν στη διεύθυνση, τότε δεν είναι απαραίτητα αντίγραφο, επειδή δύο άτομα που ανήκουν στο ίδιο νοικοκυριό θα μπορούσαν να έχουν ξεχωριστές συνδρομές στην εταιρεία σας. Γι 'αυτό, φροντίστε να εφαρμόσετε δραστηριότητες αντιγραφής, συγχώνευσης και εκκαθάρισης δεδομένων σύμφωνα με το είδος των δεδομένων που περιέχουν τα σύνολα δεδομένων σας.

Στρατηγική 4: Αποκτήστε το Golden Master Record μέσω του εμπλουτισμού δεδομένων

Μόλις προσδιορίσετε τη λίστα των αντιστοιχιών που υπάρχουν στη βάση δεδομένων σας, είναι σημαντικό να αναλύσετε αυτές τις πληροφορίες προτού ληφθούν αποφάσεις συγχώνευσης ή εκκαθάρισης δεδομένων. Εάν υπάρχουν πολλές εγγραφές για μία οντότητα και ορισμένες αντιπροσωπεύουν ανακριβείς πληροφορίες, τότε είναι καλύτερο να εκκαθαρίσετε αυτές τις εγγραφές. Από την άλλη πλευρά, εάν τα διπλότυπα είναι ελλιπή, τότε η συγχώνευση δεδομένων είναι καλύτερη επιλογή, καθώς θα επιτρέψει τον εμπλουτισμό δεδομένων και οι συγχωνευμένες εγγραφές ενδέχεται να προσθέσουν περισσότερη αξία στην επιχείρησή σας. 

Είτε έτσι είτε αλλιώς, οι έμποροι θα πρέπει να εργαστούν για να αποκτήσουν μια μοναδική άποψη των πληροφοριών μάρκετινγκ τους, που ονομάζονται χρυσό master record.

Στρατηγική 5: Παρακολούθηση δεικτών ποιότητας δεδομένων

Μια συνεχής προσπάθεια για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας καθαρά και αφαιρετικά είναι ο καλύτερος τρόπος για να εκτελέσετε τη στρατηγική αντιγραφής δεδομένων σας. Εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο που προσφέρει χαρακτηριστικά προφίλ και διαχείριση ποιότητας. Είναι επιτακτική ανάγκη οι έμποροι να παρακολουθούν πόσο ακριβή, έγκυρα, πλήρη, μοναδικά και συνεπή είναι τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για δραστηριότητες μάρκετινγκ.

Καθώς οι οργανισμοί συνεχίζουν να προσθέτουν εφαρμογές δεδομένων στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες, έχει καταστεί απαραίτητο για κάθε έμπορο να εφαρμόζει στρατηγικές αντιγραφής δεδομένων. Πρωτοβουλία όπως η χρήση εργαλείων αντιγραφής δεδομένων και ο σχεδιασμός καλύτερων ροών εργασίας επικύρωσης για τη δημιουργία και την ενημέρωση εγγραφών δεδομένων είναι μερικές κρίσιμες στρατηγικές που μπορούν να επιτρέψουν αξιόπιστη ποιότητα δεδομένων στον οργανισμό σας.

Σχετικά με τη Σκάλα δεδομένων

Το Data Ladder είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης ποιότητας δεδομένων που βοηθά τις εταιρείες στον καθαρισμό, την κατηγοριοποίηση, την τυποποίηση, την αντιγραφή, τη δημιουργία προφίλ και τον εμπλουτισμό των δεδομένων τους. Το κορυφαίο λογισμικό αντιστοίχισης δεδομένων σας βοηθά να βρείτε αντίστοιχες εγγραφές, να συγχωνεύσετε δεδομένα και να καταργήσετε διπλότυπα χρησιμοποιώντας ευφυείς αλγόριθμους ασαφούς αντιστοίχισης και μηχανικής μάθησης, ανεξάρτητα από το πού ζουν τα δεδομένα σας και σε ποια μορφή.

Κατεβάστε μια δωρεάν δοκιμή του λογισμικού αντιστοίχισης δεδομένων της κλίμακας δεδομένων

Ποια είναι η γνώμη σας;

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει το spam. Μάθετε πώς επεξεργάζονται τα δεδομένα των σχολίων σας.