Ροές εργασίας: Βέλτιστες πρακτικές για την αυτοματοποίηση του τμήματος μάρκετινγκ του σήμερα

Στην εποχή του μάρκετινγκ περιεχομένου, των εκστρατειών της ΔΕΗ και των εφαρμογών για κινητά, τα παλαιά εργαλεία όπως η πένα και το χαρτί δεν έχουν θέση στο δυναμικό τοπίο του μάρκετινγκ σήμερα. Ωστόσο, ξανά και ξανά, οι έμποροι επιστρέφουν σε ξεπερασμένα εργαλεία για τις ζωτικές διαδικασίες τους, αφήνοντας τις καμπάνιες ευάλωτες σε λάθη και εσφαλμένη επικοινωνία.

Εφαρμογή αυτοματοποιημένες ροές εργασίας είναι ένας από τους πιο έξυπνους τρόπους για να εξαλείψουμε αυτές τις ανεπάρκειες. Με καλύτερα εργαλεία στη θέση τους, οι έμποροι μπορούν να εντοπίσουν και να αυτοματοποιήσουν τις πιο επαναλαμβανόμενες, δυσκίνητες εργασίες τους, ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο σφαλμάτων και δημιουργώντας ένα δίχτυ ασφαλείας για να αποτρέψουμε την απώλεια εγγράφων στα εισερχόμενα. Με τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας, οι έμποροι παίρνουν ώρες πίσω την εβδομάδα τους για να σχεδιάσουν και να εκτελέσουν λεπτομερείς καμπάνιες πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

Ο αυτοματισμός είναι ένα απλό σημείο εκκίνησης για την προώθηση κοινών δραστηριοτήτων, από κριτικές δημιουργικών ιδεών έως εγκρίσεις προϋπολογισμού, στο μέλλον. Ωστόσο, κανένας μετασχηματισμός δεν είναι χωρίς τις προκλήσεις του. Αυτά είναι δύο από τα κύρια σημεία πόνου που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί όταν προχωρούν με τον αυτοματισμό της ροής εργασίας και τον τρόπο με τον οποίο οι έμποροι μπορούν να περιηγηθούν σε αυτά:

• Εκπαίδευση: Έγκριση με επιτυχία τεχνολογία αυτοματισμού ροής εργασίας εξαρτάται από την υποστήριξη του πλήρους τμήματος (ή, του οργανισμού). Η καινοτόμος τεχνολογία - και ειδικά ο αυτοματισμός - έχει προκαλέσει ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια των θέσεων εργασίας από τη βιομηχανική επανάσταση. Αυτό το άγχος, το οποίο συχνά πηγάζει όχι από την τεχνολογία αλλά από απλό φόβο του άγνωστου, μπορεί να εκτροχιάσει την υιοθεσία πριν ακόμη ξεκινήσει. Όσο περισσότεροι ηγέτες μάρκετινγκ εκπαιδεύουν τις ομάδες τους για την αξία του αυτοματισμού, τόσο πιο εύκολο θα είναι να μετριαστεί το άγχος της αλλαγής. Στην αρχή της εκπαιδευτικής διαδικασίας, ο αυτοματισμός πρέπει να τοποθετηθεί ως εργαλείο που εξαλείφει τα ανεπιθύμητα στοιχεία των θέσεων εργασίας των εμπόρων , όχι ως μηχανή που θα αντικαταστήσει το άτομο. Ο ρόλος της αυτοματοποίησης είναι να αφαιρέσει τις εργασίες με τα μηνύματα όπως οι μεγάλες αλυσίδες email σε όλη τη διαδικασία έγκρισης. Επιδείξεις για συγκεκριμένους ρόλους ή συνεδρίες καθοδήγησης είναι ένας τρόπος για να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να δουν από πρώτο χέρι τους τρόπους βελτίωσης της εργάσιμης ημέρας. Ο ποσοτικός υπολογισμός του χρόνου και της προσπάθειας θα εξοικονομήσει κοινά καθήκοντα, όπως η αναθεώρηση δημιουργικών τροποποιήσεων ή οι εγκρίσεις συμβάσεων, δίνει στους έμπορους μια πολύ πιο απτή αντίληψη για το πώς η τεχνολογία θα επηρεάσει την καθημερινότητά τους.

  Όμως η εκπαίδευση δεν μπορεί να τελειώσει με μια συνάντηση ή εκπαίδευση μισής ημέρας. Επιτρέποντας στους χρήστες να μάθουν με τον δικό τους ρυθμό μέσω συνεδριών one-on-one προπόνησης και διαδικτυακών πόρων, δίνουν τη δυνατότητα στους εμπόρους να αναλάβουν την ευθύνη της διαδικασίας υιοθέτησης. Σε αυτό το σημείο, οι έμποροι θα πρέπει να συμμετέχουν στενά κατά την ανάπτυξη αυτών των πόρων. Ενώ η απόφαση να γίνει ψηφιακή μπορεί να προέλθει από την κορυφή προς τα κάτω και το τμήμα πληροφορικής πιθανότατα θα είναι εκείνο που θα αναπτύξει τις ροές εργασίας, οι έμποροι θα γνωρίζουν τελικά τις περιπτώσεις χρήσης τους και τις ανάγκες του έργου καλύτερα. Η δημιουργία μαθησιακού υλικού προσαρμοσμένου στις συγκεκριμένες δραστηριότητες του τμήματος μάρκετινγκ αντί της ορολογίας IT δίνει στους τελικούς χρήστες έναν λόγο να επενδύσουν περισσότερο στην προσπάθεια υιοθέτησης.

• Καθορισμένες διαδικασίες: Ο κανόνας «σκουπίδια μέσα, σκουπίδια έξω» ισχύει πλήρως για τον αυτοματισμό ροής εργασίας. Η αυτοματοποίηση μιας κατεστραμμένης ή κακώς καθορισμένης μη αυτόματης διαδικασίας δεν θα διορθώσει το υποκείμενο ζήτημα. Προτού μπορέσουν να ψηφιοποιηθούν οι ροές εργασίας, τα τμήματα μάρκετινγκ πρέπει να είναι σε θέση να κωδικοποιούν τις διαδικασίες τους για να διασφαλίσουν ότι οι αρχικές εργασίες ενεργοποιούν τις κατάλληλες διαδοχικές ενέργειες. Ενώ οι περισσότερες εταιρείες κατανοούν τις ροές εργασίας τους σε γενικές γραμμές, αυτές οι διαδικασίες συνήθως περιλαμβάνουν έναν αριθμό φαινομενικά μικρών βημάτων που λαμβάνονται δεδομένα και συχνά ξεχνιούνται κατά τη διάρκεια της ψηφιακής μετάβασης. Για παράδειγμα, τα τμήματα μάρκετινγκ συνήθως αναζητούν πολλαπλές τροποποιήσεις αντιγράφων σε ένα μόνο κομμάτι της ασφάλειας πριν μετάβαση στη φάση εκτύπωσης. Ωστόσο, τα βήματα που λαμβάνονται για την αποσύνδεση και τα μέρη που συμμετέχουν στη διαδικασία επεξεργασίας μπορεί να διαφέρουν σε μεγάλο βαθμό σε πολλά τμήματα. Εάν οι έμποροι μπορούν να κωδικοποιήσουν τη μοναδική διαδικασία για κάθε εργασία, τότε η δημιουργία ροής εργασίας είναι μια απλή διαδικασία.

  Η αυτοματοποίηση οποιασδήποτε επιχειρηματικής διαδικασίας απαιτεί μια βαθιά κατανόηση των βημάτων, των ανθρώπων και της διακυβέρνησης που εμπλέκονται για να αποφευχθεί η ασάφεια που μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το τελικό αποτέλεσμα. Καθώς η τεχνολογία ροής εργασίας τίθεται σε δράση, οι έμποροι θα πρέπει να είναι κρίσιμοι στην εξέταση της αποτελεσματικότητας των αυτοματοποιημένων διαδικασιών σε σύγκριση με τους χειροκίνητους ομολόγους τους. Στα καλύτερα σενάρια, ο αυτοματισμός ροής εργασίας είναι μια επαναληπτική προσπάθεια που βοηθά τα τμήματα μάρκετινγκ να βελτιώνονται συνεχώς.

Ατελείωτες ευκαιρίες

Η δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασίας θα μπορούσε να είναι το σημείο εκκίνησης μιας μεγαλύτερης ψηφιακής μετάβασης στο χώρο εργασίας. Τα τμήματα μάρκετινγκ συχνά κρατούνται όμηροι από αργές και αναποτελεσματικές ροές εργασίας, αφήνοντας λιγότερο χρόνο για σχεδιασμό και υλοποίηση καμπάνιας. Ο αυτοματισμός, όταν σχεδιάζεται και υλοποιείται διεξοδικά με πλήρη γνώση των προκλήσεων που ενδέχεται να προκύψουν, είναι ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση. Μόλις οι ροές εργασίας είναι στη θέση τους και λειτουργούν ομαλά, οι έμποροι μπορούν να αρχίσουν να απολαμβάνουν την αυξημένη παραγωγικότητα και τη συνεργασία που συνοδεύεται από καθορισμένες αυτοματοποιημένες ροές εργασίας.

Σχεδιαστής ροής εργασίας SpringCM

Σχεδιαστής ροής εργασίας SpringCM παρέχει μια σύγχρονη εμπειρία χρήστη για τη ρύθμιση ροών εργασίας για ενέργειες που πραγματοποιούνται σε ένα αρχείο, φάκελο ή ακόμα και από εξωτερικά συστήματα όπως το Salesforce. Αυτοματοποιήστε διαχειριστικές εργασίες, ξεκινήστε σύνθετες ροές εργασίας ή προσθέστε ετικέτες σε έγγραφα και αναφορές. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για να δρομολογήσετε αυτόματα ένα μεμονωμένο έγγραφο ή μια ομάδα σχετικών εγγράφων σε έναν συγκεκριμένο φάκελο. Ή ορίστε προσαρμοσμένες ετικέτες με δυνατότητα αναζήτησης που συγχρονίζονται με τα συστήματα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) και συνδέονται αυτόματα με ορισμένα έγγραφα για να βοηθήσουν στην παρακολούθηση και την αναφορά.

Έξυπνοι κανόνες σας επιτρέπουν να κάνετε σημαντική αυτοματοποίηση της διαδικασίας με λίγη ή καθόλου κωδικοποίηση. Αυτόματη δρομολόγηση συμβάσεων ή εγγράφων σε άτομα εντός ή εκτός της ομάδας σας. Οι σύνθετες ροές εργασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμες κατά τη δημιουργία συμβολαίων ή εγγράφων, όταν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένα δεδομένα για τη μείωση των ανθρώπινων σφαλμάτων, την αυτόματη διανομή για έγκριση και την αρχειοθέτηση εγκεκριμένων εκδόσεων με ελάχιστη αλληλεπίδραση χρήστη.

Η ακριβής αναζήτηση επιτρέπει στους χρήστες να εντοπίζουν γρήγορα ένα έγγραφο αναζητώντας μεταδεδομένα όπως ημερομηνία έναρξης της σύμβασης ή όνομα πελάτη. Μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο προσθήκης ετικετών σε έγγραφα ανάλογα με τις συγκεκριμένες επιχειρηματικές τους ανάγκες. Αυτές οι ετικέτες μπορούν να συγχρονιστούν με CRM, ώστε οι ομάδες πωλήσεων να λειτουργούν με τα ίδια δεδομένα πελατών και μπορούν να αξιοποιηθούν για την παρακολούθηση συμβάσεων που περιέχουν μη τυποποιημένες ή διαπραγματευόμενες ρήτρες.