Συναντήσεις: Ο θάνατος της αμερικανικής παραγωγικότητας

Οι συναντήσεις σε εταιρείες είναι ακριβές, διακόπτουν την παραγωγικότητα και συχνά αποτελούν απόλυτο χάσιμο χρόνου. Ακολουθούν τρεις τύποι συναντήσεων που βλάπτουν την παραγωγικότητα μιας επιχείρησης και μπορούν να βλάψουν ανεπανόρθωτα την κουλτούρα:

• Συναντήσεις για αποφυγή λογοδοσίας. Οι πιθανότητες είναι ότι έχετε προσλάβει κάποιον που είναι υπεύθυνος για να κάνει τη δουλειά. Εάν πραγματοποιείτε μια σύσκεψη για να αποφασίσετε γι 'αυτούς ... ή χειρότερα ... για να πάρετε την απόφαση μακριά από αυτούς, κάνετε λάθος. Εάν δεν εμπιστεύεστε το άτομο για να κάνει τη δουλειά, τότε απολύστε το.
• Συναντήσεις για τη διάδοση συναίνεσης. Αυτό είναι λίγο διαφορετικό… που συνήθως το κρατάει ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων. Αυτός ή αυτή δεν είναι σίγουρος για την απόφασή τους και φοβάται για τις επιπτώσεις. Διεξάγοντας μια συνάντηση και λαμβάνοντας συναίνεση από την ομάδα, επιθυμούν να μεταδώσουν την ευθύνη και να μειώσουν την ευθύνη τους.
• Συναντήσεις για συναντήσεις. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να διακόπτεις την ημέρα κάποιου για την καθημερινή, εβδομαδιαία ή μηνιαία συνάντηση όπου δεν υπάρχει ατζέντα και δεν συμβαίνει τίποτα. Αυτές οι συναντήσεις είναι απίστευτα ακριβές για μια εταιρεία, συχνά κοστίζουν χιλιάδες δολάρια η καθεμία.

Κάθε συνάντηση πρέπει να έχει έναν στόχο που δεν μπορεί να επιτευχθεί ανεξάρτητα… ίσως καταιγισμός ιδεών, η επικοινωνία ενός σημαντικού μηνύματος ή η ανάλυση ενός έργου και η ανάθεση εργασιών. Κάθε εταιρεία πρέπει να κάνει έναν κανόνα - μια συνάντηση χωρίς στόχο και ατζέντα θα πρέπει να απορριφθεί από τον προσκεκλημένο.

Γιατί είναι χάλια οι συναντήσεις

Γιατί οι συναντήσεις είναι χάλια; Ποια βήματα μπορείτε να κάνετε για να κάνετε τις συναντήσεις παραγωγικές; Προσπάθησα να απαντήσω σε όλες αυτές τις ερωτήσεις σε αυτή τη χιουμοριστική (αλλά ειλικρινή) παρουσίαση για συναντήσεις που έκανα πριν από περίπου μια δεκαετία.

Αυτή είναι μια βελτιωμένη εικόνα της παρουσίασης που έκανα προσωπικά. Αυτή η παρουσίαση στις Συναντήσεις ερχεται λιγο, εχω γραψει για συναντησεις και παραγωγικότητα στο παρελθόν. Έχω παρακολουθήσει πολλές συναντήσεις, και η πλειοψηφία τους έχει χάσει χρόνο.

Καθώς ξεκίνησα τη δική μου επιχείρηση, διαπίστωσα ότι άφησα πολύ χρόνο να απορροφηθώ από το πρόγραμμά μου από συναντήσεις. Είμαι πολύ πιο πειθαρχημένος τώρα. Αν έχω δουλειά ή έργα που πρέπει να κάνω, αρχίζω να ακυρώνω και να επαναπρογραμματίζω συναντήσεις. Εάν συμβουλεύεστε για άλλες εταιρείες, ο χρόνος σας είναι όλος που έχετε. Οι συναντήσεις μπορούν να τρώνε εκείνο τον χρόνο πιο γρήγορα από σχεδόν οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα.

Σε μια οικονομία όπου η παραγωγικότητα πρέπει να αυξηθεί και οι πόροι μειώνονται, ίσως θελήσετε να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στις συναντήσεις για να βρείτε ευκαιρίες για βελτίωση και των δύο.

Μερικοί λαοί ξύνουν το κεφάλι τους όταν αργώ για μια συνάντηση ή γιατί απορρίπτω τις συναντήσεις τους. Νομίζουν ότι είναι αγενές να εμφανίζομαι αργά… ή να μην εμφανίζονται καθόλου. Αυτό που δεν αναγνωρίζουν ποτέ είναι ότι δεν είμαι ποτέ αργά για μια αξιόλογη συνάντηση. Νομίζω ότι είναι αγενές που πραγματοποίησαν τη συνάντηση ή με προσκάλεσαν.

10 Κανόνες για Συναντήσεις

1. Οι άξιες συναντήσεις πρέπει να έχουν ένα ημερήσια διάταξη που περιλαμβάνει ποιοι είναι παρόντες, γιατί είναι ο καθένας από αυτούς και ποιος είναι ο στόχος της συνάντησης.
2. Συγκαλούνται αξιόλογες συναντήσεις όταν χρειαστεί. Οι συναντήσεις που είναι σε επαναληπτικό πρόγραμμα θα πρέπει να ακυρωθούν εάν δεν υπάρχει στόχος που θα επιτευχθεί στη συνάντηση εκείνη την ημέρα.
3. Οι άξιες συναντήσεις συγκεντρώνουν τα κατάλληλα μυαλά για να εργαστούν ως α για να λύσετε ένα πρόβλημα, να αναπτύξετε ένα σχέδιο ή να εφαρμόσετε μια λύση. Όσο περισσότερα άτομα προσκαλούνται, τόσο πιο δύσκολο είναι να επιτευχθεί συναίνεση.
4. Οι άξιες συναντήσεις δεν είναι το κατάλληλο μέρος επίθεση ή προσπαθήστε να φέρετε σε δύσκολη θέση άλλα μέλη.
5. Οι άξιες συναντήσεις είναι τόπος σεβασμός, ένταξη, ομαδική εργασία και υποστήριξη.
6. Οι άξιες συναντήσεις ξεκινούν με ένα σύνολο στόχοι να ολοκληρώσει και να ολοκληρώσει με ένα σχέδιο δράσης για το ποιος, τι και πότε θα κάνει τη δουλειά.
7. Άξιες συναντήσεις έχουν μέλη που κρατούν το τοπικός σε καλό δρόμο ώστε ο συλλογικός χρόνος όλων των μελών να μην πάει χαμένος.
8. Οι άξιες συναντήσεις θα πρέπει να έχουν οριστεί τοποθεσία που είναι γνωστό εκ των προτέρων σε όλα τα μέλη.
9. Οι άξιες συναντήσεις δεν είναι το μέρος για να αποφύγετε την προσωπική ευθύνη για τη δουλειά σας και να προσπαθήσετε να το κάνετε καλύψτε τον πισινό σας (αυτό είναι email).
10. Οι άξιες συναντήσεις δεν είναι το μέρος για να επιδείξετε και να προσπαθήσετε αποκτήσετε κοινό (αυτό είναι ένα συνέδριο).

Πώς να έχετε μια παραγωγική συνάντηση

Πριν από πολλά χρόνια, πέρασα από μια τάξη ηγεσίας όπου μας δίδαξαν πώς να κάνουμε συναντήσεις. Αυτό μπορεί να ακούγεται αστείο, αλλά το κόστος των συναντήσεων με μεγάλους οργανισμούς είναι σημαντικό. Βελτιστοποιώντας κάθε συνάντηση, εξοικονομήσατε χρήματα, κερδίσατε τον χρόνο των ατόμων και δημιουργήσατε τις ομάδες σας αντί να τους βλάψετε.

Οι συναντήσεις της ομάδας είχαν:

• Ηγέτης – το άτομο που πραγματοποιεί τη συνάντηση έχοντας κατά νου έναν συγκεκριμένο στόχο ή στόχους.
• Γραφέας – πρόσωπο που τεκμηριώνει τις σημειώσεις της συνάντησης και το σχέδιο δράσης για διανομή.
• Χρονομέτρης – ένα άτομο του οποίου η ευθύνη είναι να κρατήσει τη σύσκεψη και τα μεμονωμένα τμήματα της συνάντησης στην ώρα τους.
• φύλακα – ένα άτομο του οποίου η ευθύνη είναι να διατηρεί τη σύσκεψη και μεμονωμένα τμήματα της συνάντησης σχετικά με το θέμα.

Τα τελευταία 10 λεπτά περίπου κάθε συνάντησης χρησιμοποιήθηκαν για την ανάπτυξη ενός Σχέδιο δράσης. Το σχέδιο δράσης είχε 3 στήλες - Ποιος, τι και πότε. Καθορίστηκε σε κάθε ενέργεια ποιος θα έκανε τη δουλειά, ποια ήταν τα μετρήσιμα παραδοτέα και πότε θα την είχαν. Ήταν δουλειά των ηγετών να ζητούν από τους ανθρώπους υπεύθυνους για τα συμφωνημένα παραδοτέα. Με τη θέσπιση αυτών των κανόνων για τις συναντήσεις, μπορέσαμε να αλλάξουμε τις συσκέψεις από διακοπές και αρχίσαμε να τις κάνουμε παραγωγικές.

Θα σας προκαλούσα να σκεφτείτε κάθε συνάντηση που έχετε, αν είναι κερδοφόρα, αν είναι παραγωγική και πώς τη διαχειρίζεστε. αξιοποιώ Καλώς να προγραμματίσω τις συναντήσεις μου και συχνά αναρωτιέμαι πόσες συναντήσεις θα είχα πραγματικά αν οι άνθρωποι που με προσκάλεσαν έπρεπε να πληρώσουν ένα τέλος με πιστωτική κάρτα για να το προγραμματίσουν! Εάν έπρεπε να πληρώσετε για την επόμενη συνάντησή σας από τον μισθό σας, θα το είχατε ακόμα;

Αποκάλυψη: Martech Zone είναι θυγατρική της Calendly και χρησιμοποιώ τον σύνδεσμο θυγατρικών μου για αυτό σε αυτήν την ανάρτηση.