RFP360: Αναδυόμενη τεχνολογία για την εξάλειψη του πόνου από τα RFP

RFP360

Έχω περάσει ολόκληρη την καριέρα μου στις πωλήσεις και το μάρκετινγκ λογισμικού. Προσπάθησα να φέρω καυτούς δυνητικούς πελάτες, να επιταχύνω τον κύκλο πωλήσεων και να κερδίσω προσφορές - που σημαίνει ότι έχω επενδύσει εκατοντάδες ώρες της ζωής μου για να σκεφτώ, να εργαστώ και να ανταποκριθώ σε RFP - ένα απαραίτητο κακό όταν πρόκειται να κερδίσω νέα επιχείρηση .

Τα RFP θεωρούσαν ανέκαθεν μια ατελείωτη καταδίωξη χαρτιού - μια άσχημα αργή διαδικασία που αναπόφευκτα απαιτούσε την αναζήτηση απαντήσεων από τη διαχείριση προϊόντων, τη διένεξη με νομικά, την αντιμετώπιση προβλημάτων με την πληροφορική και την επιβεβαίωση αριθμών με χρηματοδότηση. Όσοι είναι εξοικειωμένοι γνωρίζουν - η λίστα συνεχίζεται. Οι επαγγελματίες του μάρκετινγκ, των πωλήσεων και της ανάπτυξης των επιχειρήσεων περνούν αμέτρητες ώρες χωρίς να διαχωρίζουν τις προηγούμενες απαντήσεις σε επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις, κυνηγώντας απαντήσεις σε νέες ερωτήσεις, επαληθεύοντας τις πληροφορίες και αναζητώντας εγκρίσεις ξανά και ξανά. Η διαδικασία είναι περίπλοκη, χρονοβόρα και πίεση στους πόρους κάθε οργανισμού. 

Παρά την ταχεία εξέλιξη της τεχνολογίας, για πολλές επιχειρήσεις, η διαδικασία RFP έχει αλλάξει πολύ λίγα από τις εμπειρίες μου στην αρχή της καριέρας μου περισσότερο από μια δεκαετία πριν. Οι ομάδες μάρκετινγκ εξακολουθούν να χρησιμοποιούν μη αυτόματες διαδικασίες για να συνθέσουν προτάσεις, χρησιμοποιώντας απαντήσεις που αντλούνται από οποιονδήποτε αριθμό πηγών που ενδέχεται να βρίσκονται σε υπολογιστικά φύλλα Excel, κοινόχρηστα έγγραφα Google και ακόμη και αρχεία email.

Τούτου λεχθέντος, όχι μόνο επιθυμούμε απεγνωσμένα η διαδικασία RFP να είναι πιο αποτελεσματική, η βιομηχανία αρχίζει να την απαιτεί, όπου το αναδυόμενο λογισμικό έχει τεράστιο αντίκτυπο στο τοπίο RFP.

Οφέλη του λογισμικού RFP

Πέρα από το να κάνει την κατασκευή ενός RFP λιγότερο επώδυνη. Η καθιέρωση μιας γρήγορης, επαναλαμβανόμενης διαδικασίας για RFP μπορεί να έχει άμεσο αντίκτυπο στα έσοδα. Εδώ μπαίνει η αναδυόμενη τεχνολογία RFP.

Το λογισμικό RFP συγκεντρώνει και καταλογογραφεί κοινές ερωτήσεις και απαντήσεις σε μια βιβλιοθήκη περιεχομένου. Οι περισσότερες από αυτές τις λύσεις βασίζονται σε σύννεφο και υποστηρίζουν τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο μεταξύ διαχειριστών προτάσεων, ειδικών θεμάτων και υπευθύνων έγκρισης επιπέδου.

Ειδικότερα, θα RFP360 επιτρέπει στους χρήστες να: 

  • Αποθηκεύστε, βρείτε και επαναχρησιμοποιήστε περιεχόμενο με μια προσαρμοσμένη Γνωσιακή Βάση
  • Συνεργαστείτε με συνεργάτες στην ίδια έκδοση ενός μεμονωμένου εγγράφου
  • Εκχωρήστε ερωτήσεις, παρακολουθήστε την πρόοδο και αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις
  • Αυτοματοποιήστε τις απαντήσεις με AI που προσδιορίζει τις ερωτήσεις και επιλέγει τη σωστή απόκριση
  • Αποκτήστε πρόσβαση στη Γνωσιακή Βάση και επεξεργαστείτε προτάσεις σε Word, Excel και Chrome με προσθήκες.

Αποκριτής επιφάνειας εργασίας

Ως αποτέλεσμα, οι χρήστες ενός RFP360Η λύση διαχείρισης προτάσεων ανέφερε ότι μπόρεσαν να μειώσουν δραστικά τους συνολικούς χρόνους απόκρισης, να αυξήσουν τον αριθμό των RFP που είναι σε θέση να ολοκληρώσουν και, ταυτόχρονα, να βελτιώσουν τα συνολικά ποσοστά νίκης τους.

Ανταποκριθήκαμε σε 85% περισσότερα RFP φέτος από ό, τι πέρυσι και αυξήσαμε το ποσοστό προόδου μας κατά 9%.

Erica Clausen-Lee, επικεφαλής στρατηγικής της InfoMart

Με ταχύτερες απαντήσεις, θα έχετε περισσότερες συνολικές ευκαιρίες να παρέχετε συνεπείς, ακριβείς και αποτελεσματικές απαντήσεις που είναι πιο πιθανό να κερδίσουν την επιχείρηση.

Ενισχύστε τη συνοχή RFP

Χρησιμοποιώντας τη Γνωσιακή Βάση της πλατφόρμας, οι χρήστες μπορούν εύκολα να αποθηκεύσουν, να οργανώσουν, να αναζητήσουν και να επαναχρησιμοποιήσουν το παρελθόν περιεχόμενο προτάσεων, δίνοντάς τους μια πρώτη αρχή στις απαντήσεις RFP. Ένας κεντρικός κόμβος για περιεχόμενο πρότασης εμποδίζει την ομάδα σας να ξαναγράψει υπάρχουσες απαντήσεις, επιτρέποντάς σας να συλλέγετε δεδομένα και να διατηρείτε τις καλύτερες απαντήσεις για μελλοντική χρήση.

Έχουμε την ασφάλεια να γνωρίζουμε ότι οι γνώσεις μας είναι ασφαλείς και συνεπείς. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε ότι θα χάσουμε καμία εμπειρία στις ΜΜΕ εάν κάποιος σταματήσει ή κάνει διακοπές. Δεν ξοδεύουμε ώρες κυνηγώντας προηγούμενες απαντήσεις και προσπαθούμε να καταλάβουμε ποιος κάνει τι γιατί όλες οι ερωτήσεις και οι απαντήσεις βρίσκονται εκεί στο RFP360.

Beverly Blakely Jones από National Geographic Learning | Μελέτη περίπτωσης Cengage

Βελτιώστε την ακρίβεια RFP 

Οι λανθασμένες ή ξεπερασμένες απαντήσεις μπορεί να είναι δύσκολες, ακόμη και για το πιο έμπειρο μέλος της ομάδας. Όταν συνδυάζεται με τη συνήθη προθεσμία γρήγορης στροφής σε ένα RFP, ο κίνδυνος παροχής ελαττωματικών ενώσεων πληροφοριών. Δυστυχώς, οι ανακριβείς πληροφορίες μπορεί επίσης να είναι εξαιρετικά δαπανηρές, καθώς μπορεί να σας κοστίσουν την ίδια την επιχείρηση που σκοπεύετε να ακολουθήσετε. Μια λανθασμένη απόκριση RFP μπορεί να οδηγήσει σε αποκλεισμό από την εξέταση, παρατεταμένες διαπραγματεύσεις, καθυστερήσεις στη σύναψη συμβάσεων ή χειρότερα.

Το λογισμικό RFP που βασίζεται σε σύννεφο αντιμετωπίζει αυτό το πρόβλημα επιτρέποντας στις ομάδες να ενημερώσουν τις απαντήσεις τους από οπουδήποτε οποιαδήποτε στιγμή και με την εμπιστοσύνη ότι γνωρίζουν ότι η αλλαγή αντικατοπτρίζεται σε όλο το σύστημα.

Για παράδειγμα, αυτός ο τύπος λειτουργικότητας είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που έχει όταν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία υποβάλλεται σε συχνές ενημερώσεις που πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια τυπική απόκριση. Σε πολλές περιπτώσεις, αντιμέτωποι με αυτόν τον τύπο αλλαγής, οι ομάδες πρέπει να διατρέχουν ένα ολόκληρο οργανόγραμμα για να διασφαλίσουν ότι οι ενημερώσεις θα υιοθετηθούν θεσμικά και, στη συνέχεια, θα ακολουθήσουν κάθε μέλος για να διασφαλίσουν ότι έχουν πραγματοποιηθεί σε ατομικό επίπεδο, ενώ θα ελέγχουν επίσης κάθε πρόταση πριν πήγαινε έξω. Είναι κουραστικό.

Το λογισμικό RFP που βασίζεται σε σύννεφο διαχειρίζεται αυτές τις αλλαγές για ολόκληρη την επιχείρηση και χρησιμεύει ως ένα μοναδικό κέντρο για εξελισσόμενο περιεχόμενο.

Βελτιώστε την απόδοση RFP

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του λογισμικού RFP είναι το πόσο γρήγορα βελτιώνεται η απόδοση - με τον δικό της τρόπο, ο χρόνος που απαιτείται για την κατασκευή ενός RFP χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο τεχνολογίας είναι συγκρίσιμος με τη διαφορά μεταξύ οδήγησης από ακτή σε ακτή και πτήσεων. Πολλές λύσεις λογισμικού RFP, συμπεριλαμβανομένης της RFP360, βασίζονται επίσης στο cloud, η οποία επιτρέπει γρήγορη ανάπτυξη, πράγμα που σημαίνει ότι τα αποτελέσματα είναι σχεδόν στιγμιαία.

Time to value (TtV) είναι η ιδέα ότι υπάρχει ένα ρολόι που παρακολουθεί το χρονικό διάστημα που χρειάζεται ένας πελάτης από την υπογεγραμμένη σύμβαση έως την «στιγμή ah-ha» όταν κατανοεί πλήρως την αξία και ξεκλειδώνει τις δυνατότητες του λογισμικού. Για το λογισμικό RFP, αυτή η στιγμή συμβαίνει συνήθως λίγες εβδομάδες μετά την υπογραφή της σύμβασης όταν ο χρήστης συνεργάζεται με την ομάδα εμπειρίας πελατών στο πρώτο RFP του. Οι τυπικές απαντήσεις και η πρώτη πρόταση φορτώνονται στο σύστημα, και στη συνέχεια η στιγμή ah-ha - το λογισμικό αναγνωρίζει τις ερωτήσεις και εισάγει τις σωστές απαντήσεις, συμπληρώνοντας κατά μέσο όρο περίπου 60 έως 70 τοις εκατό του RFP - σε μια στιγμή. 

Διαπιστώσαμε ότι η διεπαφή του RFP360 ήταν η πιο διαισθητική και εύκολη στη χρήση και λειτουργία. Υπήρξε μια ελάχιστη καμπύλη μάθησης για εμάς και επέτρεψε την απόδοσή μας να αυξηθεί σχεδόν αμέσως.

Emily Tippins, Διαχειριστής πωλήσεων για συντήρηση Swish | Μελέτη περίπτωσης

Η εξέλιξη της διαδικασίας RFP δίνει στους χρήστες χρόνο πίσω για να επικεντρωθούν σε στρατηγικές πρωτοβουλίες υψηλότερου επιπέδου. 

Σίγουρα μας έκανε πιο αποτελεσματικούς. Το RFP360 μας έδωσε πίσω τον χρόνο μας και μας επέτρεψε να επιλέξουμε πραγματικά και να επιλέξουμε τα έργα μας. Δεν είμαστε πλέον μανιώδεις. Μπορούμε να πάρουμε μια βαθιά ανάσα, να επικεντρωθούμε στο να είμαστε στρατηγικοί και να σιγουρευτούμε ότι επιλέγουμε τα σωστά έργα και παρέχουμε ποιοτικές απαντήσεις.

Ο Brandon Fyffe, συνεργάτης ανάπτυξης επιχειρήσεων στο CareHere

Η τεχνολογία RFP πρέπει να έχει

  • Επιχείρηση πέρα ​​από τα RFP - Το λογισμικό απόκρισης δεν είναι μόνο για RFP, μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε αιτήματα για πληροφορίες (RFI), ερωτηματολόγια ασφάλειας και δέουσας επιμέλειας (DDQs), αιτήσεις για προσόντα (RFQs) και άλλα. Η τεχνολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε τύπο τυποποιημένης φόρμας ερωτήσεων και απαντήσεων με επαναλαμβανόμενες απαντήσεις.
  • Καλύτερη χρηστικότητα και υποστήριξη στην κατηγορία - Δεν είναι όλοι όσοι εργάζονται σε RFPs σούπερ χρήστης. Τα RFP απαιτούν τη συμβολή πολλών τμημάτων και ειδικών σε θέματα με διαφορετικά επίπεδα τεχνικών δεξιοτήτων. Επιλέξτε μια λύση που είναι εύχρηστη και διαισθητική με εξαιρετική υποστήριξη πελατών.
  • Εμπειρία και σταθερότητα - Όπως συμβαίνει με οποιονδήποτε πάροχο τεχνολογίας SaaS, μπορείτε να περιμένετε τακτικές ενημερώσεις και βελτιώσεις από την τεχνολογία RFP, αλλά βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία έχει την εμπειρία να προσφέρει πραγματικά χρήσιμες λειτουργίες στις οποίες μπορείτε να βασιστείτε.
  • Βάση Γνώσεων  - Κάθε λύση RFP πρέπει να περιλαμβάνει έναν κόμβο περιεχομένου με δυνατότητα αναζήτησης που επιτρέπει στους χρήστες σας να συνεργάζονται εύκολα και να παρέχουν ενημερώσεις στις απαντήσεις που τους έχουν ανατεθεί. Αναζητήστε μια λύση που αξιοποιεί το AI για να ταιριάζει με κοινές ερωτήσεις στις απαντήσεις τους.
  • Έξυπνες προσθήκες και ενσωματώσεις - Η τεχνολογία RFP πρέπει να λειτουργεί με τα προγράμματα που χρησιμοποιείτε. Αναζητήστε προσθήκες που σας επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε τη βάση γνώσεων σας ενώ εργάζεστε για την ανταπόκρισή σας σε προγράμματα όπως το Word ή το Excel. Το λογισμικό θα πρέπει επίσης να ενσωματωθεί σε βασικές εφαρμογές CRM και παραγωγικότητας για την απρόσκοπτη υποστήριξη των υφιστάμενων διαδικασιών RFP.

Χάστε λιγότερο χρόνο και κερδίστε περισσότερα RFP

Τα RFPs πρόκειται να κερδίσουν. Έχουν σχεδιαστεί για να βοηθήσουν τον αγοραστή να αποφασίσει ποιος είναι ο καλύτερος και όσο πιο γρήγορα μπορείτε να αποδείξετε ότι η επιχείρησή σας ταιριάζει, τόσο το καλύτερο. Το λογισμικό RFP επιταχύνει τη διαδικασία σας για να σας εξετάσει ταχύτερα, να κλείσετε περισσότερες επιχειρήσεις και να σας δώσει ακόμη περισσότερες ευκαιρίες να κερδίσετε.

Καθώς οι ομάδες μάρκετινγκ γίνονται ακόμη πιο ευθυγραμμισμένες και συνεργαζόμενες με τις λειτουργίες εσόδων, η τεχνολογία RFP καθίσταται ακόμη πιο σημαντική για τη διαδικασία. Η ζήτηση για γρήγορες απαντήσεις RFP δεν εξαφανίζεται. Επομένως, μην περιμένετε έως ότου δεν μπορείτε να το πάρετε πια για να υιοθετήσετε τεχνολογία που σας εξοικονομεί χρόνο στα RFP σας. Οι ανταγωνιστές σας σίγουρα δεν θα το κάνουν.

Ζητήστε επίδειξη RFP360

Ποια είναι η γνώμη σας;

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει το spam. Μάθετε πώς επεξεργάζονται τα δεδομένα των σχολίων σας.